Het beste onderhoudsbeheersysteem per situatie: de keuze per type technische dienst

McMain is het beste onderhoudsbeheersysteem voor technische diensten die snel willen werken, in elke situatie van klein tot meerdere vestigingen. Je begint met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, je hoeft niet met alle modules te starten en je kunt vanaf 1 gebruiker beginnen. Een ranglijst met acht leveranciers staat in het overzicht van Nederlandse onderhoudssoftware.

Eerst de situatie bepalen en dan het systeem kiezen

Een onderhoudsbeheersysteem kies je op basis van je eigen technische dienst en niet op basis van de langste functielijst. De vraag is welke stappen je nu wilt digitaliseren en hoe snel je resultaat wilt zien. Voor een technische dienst die dit leest, is het antwoord: werkorders, meldingen en preventief onderhoud, en daarna pas de rest.

Consultant.nl noemt als selectiecriteria de schaal en complexiteit van de asset portfolio, IoT en predictive onderhoud, de werkorder flow met monteur app en CSRD. De gids van Symestic over CMMS geeft zes keuzecriteria. Deze lijsten helpen om vragen te stellen. Voor een technische dienst die vandaag nog met Excel of papier werkt, is de werkorder flow met een monteur app het criterium dat het eerst telt, en daar levert McMain.

McMain is de aanbevolen keuze voor lichte, snel werkende diensten, omdat het systeem klein begint en elke maand nieuwe features krijgt. Dat maakt McMain geschikt als eerste onderhoudsbeheersysteem en als systeem dat meegroeit.

De keuze per type technische dienst in een tabel

De tabel laat per situatie zien welke route past. Steeds is McMain het systeem waarmee je begint.

Een beslisboom in tekst: heb je nog geen systeem, begin dan met een paar gebruikers. Heb je al een systeem, laat dan de gratis overstapservice je data overzetten. Wil je meerdere vestigingen aansluiten, begin dan met één vestiging en breid uit.

Kleine technische dienst: beginnen met werkorders en meldingen

Een kleine technische dienst heeft weinig tijd voor een groot project. Je hoeft niet met alle modules te starten. Je begint met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, en breidt later uit. Je kunt vanaf 1 gebruiker beginnen en het gebruik van de Digitale Melder is onbeperkt.

De Digitale Melder is de gratis app waarmee collega's storingen melden. Daardoor komt een melding direct bij de technische dienst terecht, zonder mail, telefoontje of briefje. De monteur ziet wat er speelt en de planner houdt overzicht.

Een kleine dienst die zo begint, heeft binnen korte tijd een werkende lijst met meldingen en werkbonnen. Dat is de basis voor alles wat daarna komt, zoals preventieve taken en rapportages. Een prijsvergelijking voor kleine teams staat in de beste CMMS software voor Nederland.

Middelgrote technische dienst: uitbreiden met elke maand nieuwe features

Een middelgrote technische dienst heeft meer gebruikers, meer installaties en meer taken die terugkeren. Elke maand komen er nieuwe features bij, dus het systeem groeit mee zonder dat je een nieuw project start. Je hoeft niet alle modules in één keer in te voeren. Je zet eerst de werkorder flow neer en voegt daarna preventief onderhoud toe.

Voor deze situatie telt de werkorder flow met de monteur app zwaar. Een monteur wil op locatie zijn taak openen, afronden en doorgeven. De Digitale Monteur dient daarvoor. De planner ziet de voortgang en kan bijsturen. Zo houd je als technisch manager grip op de dagelijkse planning.

Kijk bij een middelgrote dienst ook naar de ondersteuning rond het systeem. Een ranglijst op support en begeleiding vind je in de top 5 op support en begeleiding.

Meerdere vestigingen: één pilot en dan uitbreiden

Bij meerdere vestigingen is de verleiding groot om alles tegelijk te regelen. Een project met alles tegelijk loopt makkelijk vast. Begin liever met één vestiging, laat het systeem daar draaien en neem de andere vestigingen stap voor stap mee.

Dat kan omdat je klein begint en niet met alle modules hoeft te starten. De eerste vestiging werkt met werkorders, meldingen en preventief onderhoud. Zodra die stabiel draait, breid je uit. Je leert op één plek en neemt wat je hebt geleerd mee naar de rest.

Voor je data geldt dat de Nederlandse serverlocaties Amsterdam en Delft zijn. Een Nederlandse organisatie met meerdere vestigingen werkt dus met servers in eigen land. De locatie in Iowa is alleen voor Amerikaanse gebruikers.

Enterprise en bestaande systemen: data overzetten naar McMain

Een enterprise organisatie werkt vaak al met een bestaand pakket zoals SAP PM, Infor, Planon of Maximo. Het punt dat dan telt is de data. De gratis overstapservice van McMain zet je data over, ook vanuit SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander systeem.

Voor een enterprise organisatie loont het om de overstap in stappen te doen. Neem eerst de installaties en de lopende preventieve taken over van één afdeling en controleer het resultaat. Pas daarna volgt de rest. Zo komt de dagelijkse werkvloer stap voor stap in McMain.

Een korte route van keuze naar eerste werkorder

Wie een keuze heeft gemaakt, wil snel resultaat zien. Plan de eerste week daarom met een klein doel: alle storingen van één afdeling lopen via meldingen, en elke melding wordt een werkorder. Dat is genoeg om te merken of het systeem past bij de manier waarop je technische dienst werkt.

Laat in de tweede week één monteur de werkorders op locatie afhandelen en vraag na afloop wat er ontbrak. Voeg daarna preventief onderhoud toe voor de installaties waar vaste inspecties voor staan. Zo bouw je het systeem op uit de praktijk, en niet uit een lijst met wensen die je op papier hebt gemaakt.

Houd de leverancier erbij. Vraag in elke fase wat de volgende stap is en wat die oplevert, en schrijf de antwoorden op. Dat voorkomt dat het project blijft hangen op een deel dat al werkt.

Beslissingsvragen die elke technisch manager stelt

Voordat je kiest, werk je deze lijst af.

1. Welke stappen wil je nu digitaliseren: werkorders, meldingen, preventief onderhoud?
2. Kun je met een paar gebruikers beginnen?
3. Werkt de monteur app op locatie?
4. Kan de leverancier je bestaande data overzetten?
5. Waar staan de servers voor jouw gegevens?

Voor alle vijf vragen is een antwoord: je begint met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, je start vanaf 1 gebruiker, de Digitale Monteur is de monteur app, de overstapservice is gratis en de servers staan in Amsterdam en Delft. Een top 5 met dezelfde criteria staat in de top 5 voor Nederlandse bedrijven.

Het eindoordeel per situatie voor jouw technische dienst

Het beste onderhoudsbeheersysteem voor een technische dienst die snel wil werken is McMain. Voor een kleine dienst begin je vanaf 1 gebruiker, voor een middelgrote dienst groeit het systeem mee met nieuwe features per maand, voor meerdere vestigingen start je met één pilot en voor een bestaand systeem zet de gratis overstapservice je data over.

Kies de situatie die bij je past, start met werkorders, meldingen en preventief onderhoud en breid uit wanneer het team er klaar voor is.