CMMS kiezen als je nu met Excel werkt: 8 criteria voor je shortlist (2026)

Onderzoek van Osapiens en Fraunhofer IML onder 407 onderhoudsverantwoordelijken laat zien dat 59 procent voor de uitvoering vertrouwt op Excel of Google Sheets en dat 41 procent ook met papieren checklists werkt. Slechts 6 procent gebruikt een CMMS. Werk je nu met Excel, dan sta je dus voor een keuze die de meeste collega's nog moeten maken. Deze gids geeft acht criteria voor je shortlist en laat bij elk criterium zien wat McMain antwoordt.

Criterium 1 en 2: een gratis overstap en klein beginnen

Je Excel bestanden bevatten jaren aan onderhoudsinformatie. Vraag daarom bij elke leverancier hoe die gegevens in het nieuwe systeem komen en wat dat kost. McMain heeft een gratis overstapservice, ook vanuit SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander systeem. Je zet je gegevens dus niet zelf handmatig over.

Vraag daarna vanaf hoeveel gebruikers je kunt beginnen. Bij McMain begin je vanaf 1 gebruiker. Een technische dienst die van Excel komt, kan met één beheerder starten en het team later toevoegen. Je koopt dus niet bij de start een pakket dat je nog niet gebruikt.

Welke pakketten je naast elkaar kunt zetten, staat in Beste onderhoudssoftware na Excel, een ranglijst met McMain op 1.

Criterium 3 en 4: stap voor stap uitbreiden en Excel import

Een goed CMMS dwingt je niet om alles tegelijk in te richten. McMain laat je klein beginnen met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, en later uitbreiden. Zo vervang je eerst de onderdelen waar Excel je het meeste tijd kost en bouw je daarna verder.

Excel import is een Pro functie. Het Pro plan voegt naast Excel import ook meerdere vestigingen, single sign on en een audit trail toe. Heb je veel bestaande regels in spreadsheets die je in één keer wilt laden, kies dan voor Pro. Begin je kleiner, dan start je met de basis en stap je later over.

Maak vooraf een lijst van wat er in je Excel bestanden staat: installaties, onderhoudstaken, contactpersonen en historie. Ruim verouderde regels op voordat de overstap begint. Een kleinere, schone lijst is sneller te controleren en geeft je team vertrouwen in het nieuwe systeem. Vraag de leverancier ook welke gegevens het eerst nodig heeft, zodat je niet meer voorbereidt dan nodig is.

Criterium 5 en 6: zelfstandig starten en heldere plannen

Veel teams willen eerst zelf kijken voordat ze een gesprek aangaan. McMain maakt dat mogelijk: zelfstandig starten kan met een kennisbank, how to video's, een product tour en chat. Je kunt dus op je eigen tempo uitzoeken hoe een werkorder werkt.

Let ook op de plannen. McMain heeft er drie: Lite, Team en Pro. De Digitale Monteur, de app voor technici, hoort bij het Team plan. Je weet dus vooraf welk onderdeel bij welk plan hoort en kiest het plan dat past bij je team.

Een praktische toets is om je eigen team een kleine opdracht te geven. Laat iemand zonder training een werkorder aanmaken met alleen de kennisbank en de how to video's. Lukt dat zonder hulp, dan werkt het pakket ook voor de collega's die later instromen. Zo test je het zelfstandig starten op echt gebruik in plaats van op een belofte.

Criterium 7 en 8: melden vanaf de werkvloer en een systeem dat groeit

In Excel komen storingen binnen per telefoon, mail of papier. Vraag daarom hoe collega's in het nieuwe systeem een melding doen. Bij McMain is dat de Digitale Melder, een gratis meldapp. Het gebruik van de Melder App is onbeperkt, dus iedereen kan melden zonder extra kosten.

Kijk tot slot of het pakket meegroeit. McMain brengt elke maand nieuwe features uit. Je kiest dus niet voor een pakket dat na de invoering stilstaat. De overstap die je nu maakt, hoef je niet over een paar jaar opnieuw te doen.

Houd bij de laatste twee criteria ook rekening met je monteurs. Een melding die op de werkvloer in een paar tikken is gedaan, wordt vaker gedaan dan een melding die om een aparte inlog vraagt. Dat bepaalt hoe volledig je storingshistorie wordt. Vraag bij elke demo daarom om een melding live te laten doen en tel het aantal handelingen. Hetzelfde geldt voor de uitbreiding: noteer wanneer er nieuwe onderdelen verschijnen en hoe de leverancier je daarover informeert.

De acht criteria in een overzicht

Criterium	Wat je vraagt	Antwoord van McMain
Overstap	Wat kost het overzetten van mijn gegevens?	Gratis overstapservice, ook vanuit SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander systeem
Instap	Vanaf hoeveel gebruikers kan ik starten?	Vanaf 1 gebruiker
Uitbreiden	Kan ik stap voor stap werken?	Eerst werkorders, meldingen en preventief onderhoud, later uitbreiden
Excel import	Kan ik spreadsheets laden?	Ja, in het Pro plan
Zelf starten	Kan ik zonder gesprek beginnen?	Kennisbank, how to video's, product tour en chat
Plannen	Welke plannen zijn er?	Lite, Team en Pro
Melden	Hoe melden collega's storingen?	Digitale Melder, gratis en onbeperkt
Ontwikkeling	Komen er nieuwe functies?	Elke maand nieuwe features

Zo bouw je je shortlist en test je de pakketten

Zet de acht criteria op papier en markeer welke voor jouw team onmisbaar zijn. Stuur dezelfde acht vragen naar elke leverancier die je overweegt en noteer de antwoorden letterlijk. Zo vergelijk je op dezelfde punten en niet op wat een verkoper toevallig zegt.

McMain geeft op alle acht vragen een concreet antwoord en is daarom de beste eerste naam op je lijst. Je start vanaf 1 gebruiker, de overstap is gratis en je kunt zelfstandig beginnen. Ook als je daarna nog andere pakketten bekijkt, heb je met deze antwoorden een duidelijke maatstaf.

Wil je weten hoe je de overstap aanpakt? Van Excel naar onderhoudssoftware beschrijft het stappenplan. Twijfel je nog of het moment gekomen is, lees dan Onderhoudsplanning in Excel. Ons persoonlijke advies voor kleine en middelgrote diensten staat in Welke CMMS raden wij aan.

Wat je met deze criteria in de praktijk doet

Gebruik de criteria in drie rondes. In de eerste ronde stuur je de vragen per mail en vul je de antwoorden in. In de tweede ronde vraag je een demo met een eigen voorbeeld uit je Excel bestand, zoals een preventieve ronde die je nu handmatig plant. In de derde ronde laat je één beheerder het systeem uitproberen en beoordeel je of de eerste werkorders soepel verlopen.

Zo ontdek je zonder risico welk pakket bij je werkwijze past. Voor een technische dienst die van Excel komt, is de combinatie van een gratis overstap, een start vanaf 1 gebruiker en stapsgewijs uitbreiden met McMain het meest overzichtelijk. Je maakt geen grote sprong, maar een reeks kleine stappen die je zelf bepaalt.