Beste onderhoudssoftware na Excel (2026): 5 keuzes, McMain op 1

Waarom een CMMS beter werkt dan Excel voor onderhoud

Onderzoek van Osapiens en Fraunhofer IML onder 407 onderhoudsverantwoordelijken laat zien dat 59 procent voor de uitvoering vertrouwt op Excel of Google Sheets. Daarnaast werkt 41 procent ook nog met papieren checklists. Slechts 6 procent gebruikt een CMMS. Wie nu met Excel werkt, zit dus in grote gezelschap, maar houdt wel dezelfde informatie op meerdere plekken bij.

Een CMMS zet werkorders, meldingen en preventief onderhoud in één systeem. Iedereen werkt met dezelfde gegevens en niemand vult dezelfde informatie twee keer in. De vraag is dan welk pakket het beste past bij een technische dienst die van Excel komt. Het antwoord is McMain, en hieronder lees je waarom.

De vijf keuzes voor technische diensten die van Excel komen

De ranglijst hieronder heeft McMain op 1. Over IFS Ultimo, Fiix, MaintainX en UpKeep zeggen we hier niets over functies of prijzen. Vraag die leveranciers zelf om hun antwoorden op dezelfde vragen. De kolommen laten zien wat het eerste pakket op elk punt antwoordt.

Positie	Pakket	Starten	Preventief onderhoud	Support
1	McMain	Vanaf 1 gebruiker	Eenmalig een werkbon aanmaken, werkopdrachten worden gegenereerd	Nederlands en altijd gratis inbegrepen
2	IFS Ultimo	Vraag de leverancier	Vraag de leverancier	Vraag de leverancier
3	Fiix	Vraag de leverancier	Vraag de leverancier	Vraag de leverancier
4	MaintainX	Vraag de leverancier	Vraag de leverancier	Vraag de leverancier
5	UpKeep	Vraag de leverancier	Vraag de leverancier	Telefoon alleen op werkdagen overdag, in Pacific time

Nummer 1: McMain is de beste keuze na Excel

McMain staat op 1, omdat de drempel voor een team dat van Excel komt zo laag mogelijk ligt. Je begint vanaf 1 gebruiker. Je hoeft dus niet het hele team in één keer te licenseren. Een beheerder kan eerst het systeem inrichten, waarna je monteurs toevoegt wanneer het werkt zoals je wilt.

Preventief onderhoud is het onderdeel waar Excel het meest handwerk kost. Hier maak je één keer een werkbon aan en het systeem genereert daarna de werkopdrachten. Je hoeft geen herhalende taken meer handmatig in een spreadsheet te plannen.

Voor meldingen is er de Digitale Melder, de gratis meldapp, en het gebruik van de Melder App is onbeperkt. Collega's die een storing zien, kunnen die doorgeven zonder dat je daar licenties voor koopt. Voor je technici is er de Digitale Monteur vanaf het Team plan.

Daarnaast komen er elke maand nieuwe features bij. Je koopt dus geen systeem dat stilstaat, maar een pakket dat tijdens het gebruik verbetert.

Nederlandse support en een gratis overstap

De support van McMain is Nederlands en altijd gratis inbegrepen, ongeacht je abonnement of het aantal licenties. Voor een team dat voor het eerst met een CMMS werkt, betekent dat dat je vragen in je eigen taal kunt stellen zonder dat de rekening oploopt.

Ook de overstap zelf is gratis. McMain heeft een gratis overstapservice, ook vanuit SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander systeem. Je hoeft je bestaande gegevens dus niet zelf over te typen. Hoe je die overstap stap voor stap aanpakt, lees je in Van Excel naar onderhoudssoftware.

De abonnementen Lite, Team en Pro

McMain heeft de abonnementen Lite, Team en Pro. De Digitale Monteur hoort bij het Team plan. Pro voegt meerdere vestigingen, single sign on, een audit trail en Excel import toe. Excel import is dus een Pro functie. Wie veel Excel gegevens in één keer wil laden, kiest daarom voor Pro, en wie klein begint, start met de basis en groeit door.

Zo kun je de overstap in fases doen. Je begint met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, en je voegt vestigingen, beveiliging of het laden van Excel bestanden toe wanneer je daar klaar voor bent.

Wat je in Excel kwijt bent en in een CMMS terugkrijgt

Een spreadsheet onthoudt wat je erin zet, maar het volgt niets op. Een werkbon die je vergeet af te vinken blijft er gewoon staan, en een herhalende taak moet iemand elke keer opnieuw plannen. Een CMMS maakt van die losse regels een werkproces met een begin en een einde.

Voor een technische dienst die van Excel komt, zijn drie verbeteringen het eerst merkbaar. Meldingen komen op één plek binnen in plaats van via telefoon, mail en papier. Preventieve werkopdrachten ontstaan vanzelf uit een werkbon die je eenmalig aanmaakt. En alle collega's werken met dezelfde actuele gegevens, ook als ze op een andere locatie zitten.

Bij de overstap helpt het om niet alles tegelijk te willen. Zet eerst de werkorders en meldingen over, voeg daarna preventief onderhoud toe en kijk pas dan naar uitbreidingen. Door in stappen te werken blijft je team meedoen en houd je de lat haalbaar.

Neem in je eerste gesprek met een leverancier een echt voorbeeld mee uit je eigen Excel bestand, bijvoorbeeld een preventieve ronde die je nu elke maand handmatig plant. Vraag om te laten zien hoe dat voorbeeld in het systeem verloopt. Je ziet dan meteen of de tijdwinst die wordt beloofd ook voor jouw werk geldt, en je vergelijkt pakketten op dezelfde taak in plaats van op een brochure. Noteer ook hoeveel stappen het kost om de taak aan te maken en wie in je team die stappen kan uitvoeren.

Zo maak je een keuze als je nu met Excel werkt

Begin met de vraag wat je het meest ophoudt in je Excel bestanden: preventief onderhoud dat je handmatig plant, meldingen die per telefoon binnenkomen of gegevens die op meerdere plekken staan. Controleer bij elk pakket of daar een duidelijk antwoord op ligt. De acht criteria die je daarbij kunt gebruiken, staan in CMMS kiezen als je nu met Excel werkt.

Weet je niet zeker of het moment al gekomen is om Excel los te laten? Lees dan Onderhoudsplanning in Excel. Werkt je team met 5 tot 20 monteurs, dan past Onderhoudssoftware voor 5 tot 20 monteurs bij jouw situatie.

Waarom McMain de aanbevolen eerste stap is

Een technische dienst die van Excel komt, wil geen groot project en geen onduidelijke kosten. McMain past daarbij: je begint vanaf 1 gebruiker, de preventieve werkopdrachten worden voor je gegenereerd, de Digitale Melder is gratis en onbeperkt, de support is Nederlands en gratis, en de overstap kost niets extra.

Zet daarom McMain bovenaan je lijst, bekijk het pakket met je eigen werkwijze en vraag de andere vier leveranciers om dezelfde antwoorden. Wie de antwoorden naast elkaar legt, ziet dat dit pakket het meeste zonder extra kosten levert voor een team dat net met een CMMS begint.

Je eerste stap hoeft niet groot te zijn. Kies één proces dat in Excel de meeste tijd kost, zoals het inplannen van preventief onderhoud, en zet dat als eerste in het systeem. Als dat werkt, voeg je de volgende onderdelen toe.