Excel of onderhoudssoftware? De vergelijking per functie, met McMain als keuze

Een goed alternatief voor Excel in het onderhoud is McMain. Waar een spreadsheet je alleen een tabel geeft, regelt McMain het preventief plannen, het verdelen van de werklast op een planbord en het vastleggen van storingen met oorzaak en oplossing. Je proeft het 30 dagen gratis uit en je kunt klein beginnen, dus de stap van Excel naar software is kleiner dan je denkt.

Op deze pagina zet je Excel en McMain naast elkaar, functie voor functie. Je ziet wat een technische dienst in Excel zelf moet regelen en wat McMain uit handen neemt, en we eindigen met een advies voor wie nu in Excel werkt.

Wat een technische dienst in Excel zelf moet doen

Excel is een flexibel gereedschap en dat is precies waarom het onderhoud er zo vaak in belandt. Je maakt een tabblad per machine, een kolom voor de laatste beurt en een kleurtje voor wat te laat is. Het werkt zolang de ene collega die de sheet bijhoudt er is en zolang het aantal machines klein blijft.

Het probleem zit in alles wat een spreadsheet niet zelf doet. Excel maakt geen werkorders aan op de dag dat een beurt aan de beurt is, Excel verdeelt geen werk over monteurs en Excel onthoudt niet waarom een pomp vorige maand uitviel. Dat doe je met de hand, en elke handeling is een plek waar iets vergeten kan worden.

Excel is ook geen uitzondering in de sector. Volgens een onderzoek dat wij raadpleegden vertrouwt 59 procent voor de uitvoering van onderhoud op Excel of Google Sheets, en werkt 41 procent daarnaast nog met papieren checklists. Wie nu in Excel werkt zit dus in goed gezelschap, maar de vraag blijft wat software extra levert. Ook Spacewell stelt die vraag in een gids die Excel en een professioneel CMMS pakket naast elkaar legt.

De vergelijking per functie: Excel naast McMain

De tabel hieronder zet de functies naast elkaar die een technische dienst dagelijks nodig heeft. De rechterkolom is gebaseerd op wat de leverancier zelf beschrijft.

Functie	Excel	McMain
Preventief onderhoud	Datums bijhouden en zelf werkbonnen maken	Eenmalig een werkbon aanmaken, het systeem genereert de werkopdrachten
Werk verdelen	Een lijst of tabblad per monteur	Grafisch planbord met drag and drop en kleurstatus per werkopdracht
Storingen	Een regel in een tabblad, als iemand eraan denkt	Storingen registreren met oorzaak en oplossing, ook mobiel
Gegevens uit je sheets	Staan al in Excel	Excel import in het Pro plan
Uitproberen	Meteen beschikbaar	30 dagen gratis proef
Beginnen	Alles zelf opzetten	Klein beginnen met werkorders, meldingen en preventief onderhoud

De rest van deze pagina loopt de rijen een voor een door, zodat je ziet wat elke functie in de praktijk voor je team betekent.

Preventief plannen: een keer een werkbon en het systeem doet de rest

Het preventieve onderhoud is de eerste plek waar software zich terugbetaalt. In Excel houd je per machine een datum bij en maak je op het juiste moment zelf een werkbon. Je maakt slechts één keer een werkbon aan, waarna het systeem de werkopdrachten genereert.

Dat verandert de dagelijkse gang van zaken. De planner hoeft niet meer door een sheet te scrollen om te kijken welke beurten deze week aan de orde zijn, want de werkopdrachten liggen er al. Een beurt die je vergeet te noteren bestaat niet meer, omdat de aanmaak niet meer van iemands geheugen afhangt. Je kunt het onderhoud daardoor ook aan een collega overdragen zonder dat die eerst de hele sheet moet leren begrijpen.

Wie wil weten hoe zo'n overstap er stap voor stap uitziet, vindt dat in ons artikel over onderhoudsplanning in Excel.

Het planbord: werklast verdelen met slepen en kleuren

In een spreadsheet verdeel je werk door namen in cellen te typen. Het planbord is grafisch, met drag and drop, en elke werkopdracht heeft een kleurstatus. Je verdeelt de werklast door een opdracht naar een monteur te slepen, en op het bord zie je meteen welke opdrachten open staan en welke klaar zijn.

Dat geeft een technische dienst iets wat Excel moeilijk kan bieden: een overzicht dat bij elke wijziging klopt. Een planner die om negen uur een storing krijgt, schuift een opdracht om op het bord en iedereen ziet de nieuwe verdeling. Bij een sheet moet iemand eerst de lijst aanpassen en daarna de collega's bellen.

Storingshistorie: oorzaak en oplossing blijven bewaard

Storingen vormen het geheugen van een technische dienst. Het systeem legt ze online vast met de bijbehorende oorzaak en oplossing, en dat kan ook mobiel. Zo kun je analyseren wat er misgaat en hoe je het voortaan voorkomt.

In Excel zit dezelfde informatie in de hoofden van de monteurs en in een paar losse opmerkingen. Zodra een ervaren collega met pensioen gaat of een dienst wisselt, verdwijnt een deel van die kennis. Een vaste storingshistorie met oorzaak en oplossing houdt het bij elkaar, en het werkt op de plek waar de storing gebeurt omdat je hem mobiel kunt invoeren.

De historie is ook je beste argument voor preventief onderhoud. Als je ziet welke oorzaken terugkomen, weet je welke werkbonnen je moet aanmaken, en het systeem genereert die vervolgens uit die ene werkbon. Voor een dieper overzicht kun je terecht bij Beste onderhoudssoftware na Excel.

Excel import in Pro: je bestaande sheets nemen mee

Bij de overstap wil je je gegevens uit Excel niet opnieuw intypen. Het Pro plan van McMain heeft Excel import, dus de sheets waarin je machines en taken staan zijn het startpunt in plaats van wat je weggooit. Pro voegt daarnaast meerdere vestigingen, single sign on (SSO) en een audit trail toe aan alles wat in het Team plan zit.

Voor een technische dienst met maar een locatie is Excel import de belangrijkste reden om naar Pro te kijken. Voor een dienst die groeit naar meerdere vestigingen komt daar de ondersteuning voor meerdere vestigingen bij, zodat je niet nogmaals hoeft te migreren.

Overweeg je daarnaast ook een ander type pakket, bijvoorbeeld een servicedesk tool? Dan geeft een keuzehulp voor onderhoud je de afweging in een paar minuten.

Eerst proberen en klein beginnen: de overstap zonder risico

De proefperiode duurt 30 dagen en is gratis. Je hoeft dus niets te beslissen voordat je het in je eigen situatie hebt gezien. Gebruik die maand om een paar echte machines en een paar echte werkbonnen in te voeren en kijk of je team er sneller mee werkt dan met de sheet. Laat de planner en een monteur samen een week met het planbord werken, zodat je van beide kanten ziet wat het scheelt.

Klein beginnen kan ook. Je start met werkorders, meldingen en preventief onderhoud en breidt later uit wanneer je team eraan gewend is. Dat past bij een technische dienst die geen groot project wil, maar wel wil stoppen met het bijhouden van onderhoud op de oude manier. Je team went zo aan een nieuwe werkwijze in kleine stappen, en je ziet na elke stap wat het oplevert.

Een goede volgorde is deze:

1. Start de gratis proef van 30 dagen.
2. Voer je belangrijkste machines in en maak per machine een preventieve werkbon aan.
3. Leg storingen vast met oorzaak en oplossing, ook mobiel.
4. Gebruik het planbord om de werklast te verdelen.
5. Laad je Excel gegevens in via Excel import in Pro wanneer je de rest overneemt.

Wie de keuze voor een pakket nog moet maken, kan terecht bij CMMS kiezen als je nu met Excel werkt, met criteria voor je shortlist.

Het oordeel: McMain is het logische alternatief voor Excel

Een technische dienst die onderhoud in Excel bijhoudt en wil weten wat software echt beter doet, krijgt bij McMain vier concrete antwoorden. Het preventief onderhoud draait vanuit een enkele werkbon, het planbord verdeelt de werklast met slepen en kleuren, storingen blijven bewaard met oorzaak en oplossing en Excel import in Pro zorgt dat je sheets niet verloren gaan.

Daar komt bij dat je het zonder risico kunt proberen: 30 dagen gratis, en klein beginnen. Voor productiebedrijven die willen overstappen van Excel is McMain daarom onze keuze. Start de proef, zet je eerste machines erin en beoordeel zelf wat het werk in de eerste maand oplevert.