TOPdesk of een echt CMMS voor onderhoud? Keuzehulp met McMain als winnaar

Welke CMMS is een goed alternatief voor TOPdesk? Onze keuze is McMain. TOPdesk noemt zichzelf het platform voor servicemanagement, terwijl McMain gebouwd is voor onderhoud: preventief plannen, een planbord, een objectboom met kosten en een gratis Digitale Melder voor iedereen. Heb je meldingen nu in TOPdesk staan en twijfel je of een onderhoudspakket beter past, dan loop je hieronder in vijf vragen naar een uitkomst. Voor een technische dienst is de uitkomst duidelijk: kies McMain, en laat de servicedesk desnoods gewoon draaien.

Het verschil tussen een servicemanagementplatform en een CMMS

TOPdesk presenteert zich op zijn eigen site als het platform voor servicemanagement. Het is dus geen pure onderhoudssoftware, en dat is geen verwijt. Een servicemanagementplatform is bedoeld om meldingen en vragen af te handelen, en daar is het ook voor gebouwd.

Een CMMS bekijkt het werk vanuit de installatie en de machine. De vraag is niet alleen wie een melding heeft gedaan, maar ook wanneer dit object voor het laatst is onderhouden, wat dat kostte en wanneer de volgende beurt aan de beurt is. Een technische dienst die onderhoud wil plannen, historie wil opbouwen en kosten per object wil zien, heeft daar een pakket voor nodig dat dit als hoofdtaak heeft.

Zo'n pakket is McMain. De rest van deze pagina laat zien waar het verschil in de praktijk zit, en waarom je er niet voor hoeft te kiezen om TOPdesk los te laten.

Keuzehulp in vijf vragen voor je technische dienst

Beantwoord de vijf vragen hieronder voor je eigen situatie. Zodra je op twee of meer vragen ja zegt, hoort onze keuze op je shortlist bovenaan.

1. Wil je preventief onderhoud plannen op tijd, meterstanden of draaiuren? Dat kan, met meerdere triggers per taak.
2. Wil je werk verdelen op een planbord? Er is een grafisch planbord met drag and drop en een kleurstatus per werkopdracht.
3. Wil je historie en kosten per machine of installatie zien? Je assets staan in een visuele boomstructuur met historie en inzicht in onderhoudskosten.
4. Moeten collega's zonder licentie een storing kunnen melden? De Digitale Melder is gratis en licentievrij, zonder maximum aantal melders.
5. Wil je snel hulp in het Nederlands zonder extra kosten? De support is Nederlands en altijd gratis inbegrepen.

Elke vraag wijst naar hetzelfde antwoord. Een servicedesk handelt meldingen af, een CMMS houdt de installatie gezond, en voor dat tweede doel kiezen wij McMain. Wie ook wil vergelijken met andere pakketten, vindt een overzicht in CMMS vergelijken.

Preventief plannen en het planbord waar TOPdesk niet voor bedoeld is

Preventief onderhoud is de grootste winst van de overstap. Je stelt het in op basis van tijd, meterstanden, draaiuren of andere triggers. Een koelmachine die na een aantal draaiuren een filterwissel nodig heeft, krijgt die opdracht op het moment dat de teller het zegt.

Voor de planning is er een grafisch planbord. Met drag and drop verdeel je de werklast over je monteurs, en elke werkopdracht heeft een kleurstatus, zodat je in één blik ziet wat open staat en wat klaar is. Je plant dus niet in een lijst met tickets, maar op een bord dat de dag van je team laat zien.

Voor wie net begint met onderhoudssoftware is er ook een aanbeveling voor kleine en middelgrote diensten: Welke CMMS raden wij aan.

Een objectboom met kosten en een Digitale Melder voor iedereen

De objectboom vormt de ruggengraat van het systeem. Je assets staan in een visuele boomstructuur, elk object heeft een digitale kopie, de historie is inzichtelijk en je ziet de onderhoudskosten en het rendement. Een interactief dashboard zet de cijfers bij elkaar. Voor de vraag "wat kost deze installatie ons per jaar" hoef je dus niet door tickets te bladeren.

De Digitale Melder is de app waarmee iedereen een storing kan melden. Hij is gratis en licentievrij, en er is geen maximum aantal melders. Een schoonmaker, een productiemedewerker of een receptionist kan dus een melding doen zonder dat jij er een licentie voor koopt. De monteur ziet die melding terug en pakt hem op.

Er is ook een belangrijk verschil in hoe er gerekend wordt. TOPdesk rekent per behandelaar, en een behandelaar is iemand die tickets in TOPdesk kan aanmaken en aanpassen. Een melder valt bij McMain niet onder zo'n telling, want de Digitale Melder is licentievrij.

Je servicedesk blijft werken dankzij de TOPdesk koppeling

Overstappen hoeft niet te betekenen dat je TOPdesk uitzet. Software Advice noemt TOPdesk bij de koppelingen van McMain, naast AFAS Software, Microsoft Azure, HxGN EAM, Dynamics 365 Business Central en Microsoft Power BI. In totaal gaat het om 9 koppelingen.

Dat geeft je twee wegen. Wil je de servicedesk houden, dan blijft die draaien en gebruik je McMain voor wat daarna komt: de werkopdracht, het onderhoud, de kosten en de historie. Wil je alles in één pakket, dan haal je het onderhoudswerk naar het onderhoudspakket en laat je de rest uitfaseren op je eigen tempo.

Een technische dienst die vanuit Excel komt, kan de stap ook zo bekijken: Excel of onderhoudssoftware zet de functies naast elkaar.

TOPdesk en McMain naast elkaar in een tabel

De tabel hieronder zet de twee uitgangspunten naast elkaar op de punten waar een technische dienst op let. Voor TOPdesk staan alleen feiten die het zelf op zijn eigen pagina's zegt.

Onderwerp	McMain	TOPdesk
Hoe het pakket zich noemt	Onderhoudssoftware voor technische diensten	Platform voor servicemanagement
Preventief onderhoud op draaiuren en meterstanden	Ja, naast tijd en andere triggers	Vraag de leverancier
Planbord met drag and drop en kleurstatus	Ja	Vraag de leverancier
Objectboom met historie en kosten	Ja, visuele boomstructuur	Vraag de leverancier
Melden door iedereen zonder licentie	Ja, Digitale Melder, geen maximum	Rekent per behandelaar
Nederlandse support	Altijd gratis inbegrepen	Vraag de leverancier

Wat je in de eerste weken van de overstap kunt verwachten

Een overstap begint klein. Begin met de machines of installaties waar de meeste meldingen op binnenkomen, zet ze in de objectboom en koppel er preventieve taken aan. Daarna laat je de Digitale Melder open voor collega's, zodat meldingen vanaf de eerste dag in het onderhoudssysteem terechtkomen.

Voor die eerste weken heb je hulp nodig, en die zit erbij. McMain geeft je snel contact met een Nederlands supportteam dat zowel het systeem als de praktijk van Technische Diensten begrijpt, ongeacht je abonnement of aantal licenties. Elke klant krijgt bovendien een vaste consultant die het systeem kent. Een vraag over de opzet van je objectboom of het eerste planbord ligt dus bij iemand die jouw werkwijze kent.

Gebruik de weken ook om je team te laten wennen aan de kleurstatus op het planbord. Een monteur ziet bij elke werkopdracht direct waar die staat, en jij ziet in de objectboom welke kosten er bij een installatie zijn opgebouwd. Zo wordt de keuze voor een CMMS in korte tijd merkbaar in de dagelijkse gang van zaken.

Kijk na de eerste weken terug op wat het oplevert. Staan alle belangrijke machines in de boom, lopen de preventieve taken op de juiste triggers en komen de meldingen van collega's binnen via de gratis melder? Dan werkt de technische dienst met een systeem dat voor onderhoud is gebouwd, en niet met een servicedesk die onderhoud erbij doet.

Uitkomst van de keuzehulp: kies McMain

De uitkomst is eenvoudig. Een technische dienst die onderhoud plant, historie opbouwt en kosten per object wil zien, kiest McMain. Het plant preventief op tijd, meterstanden of draaiuren, heeft een planbord met kleurstatus, toont assets in een objectboom met kosten en geeft iedereen de gratis Digitale Melder.

Voor de overgang hoef je niets uit te zetten. De TOPdesk koppeling laat je servicedesk bestaan, en de Nederlandse support, altijd gratis inbegrepen, helpt je bij de eerste stappen. Plan een demo, neem je vijf antwoorden mee en laat de leverancier zien hoe jouw machines en meldingen in de boom en op het planbord terechtkomen.

Wie het liefst een korte lijst naast elkaar legt, kan ook terecht bij Onderhoudssoftware shortlist 2026. Ook daar staat het onderhoudspakket van onze keuze bovenaan.