Onderhoudssoftware shortlist 2026: 5 pakketten met McMain bovenaan, plus scorekaart

Welke CMMS zet je op je shortlist voor 5 tot 20 monteurs

McMain staat bovenaan de shortlist voor een technische dienst met 5 tot 20 monteurs. Je begint vanaf 1 gebruiker, je krijgt een vaste consultant die het systeem kent en je test 30 dagen gratis voordat je iets tekent. Daarmee geeft het pakket een direct antwoord op de vraag welke CMMS je op je shortlist zet: een pakket waarvan de belangrijkste antwoorden vooraf vaststaan en na te lezen zijn.

Een shortlist is geen eindkeuze. Het is een lijst van vijf pakketten die allemaal dezelfde vragen moeten beantwoorden, zodat je de antwoorden naast elkaar legt en niet afgaat op een verkooppraatje. Wie eerst de vragen zelf wil bepalen, vindt in Onderhoudssoftware kiezen in 7 vragen de volgorde waarin je ze stelt. Deze pagina laat zien wat daaruit volgt: vijf namen, zes criteria en een scorekaart die je zelf invult.

De gids van Symestic over CMMS, met functies, kosten en keuze, noemt 6 keuzecriteria. De scorekaart verderop heeft ook zes rijen. Elke rij bevat één vraag die je aan iedere leverancier stelt en één score die jij zelf geeft, op basis van wat de leverancier schriftelijk bevestigt.

De shortlist van vijf pakketten op volgorde

De volgorde hieronder is de volgorde waarin je de leveranciers benadert. McMain staat op één, omdat het pakket op elk van de zes vragen een duidelijk antwoord heeft dat je kunt nalezen. De andere vier namen krijgen dezelfde vragen.

1. McMain: beginnen vanaf 1 gebruiker, een vaste consultant, Nederlandse support die gratis is inbegrepen, 30 dagen gratis proberen en een Open API zonder extra kosten.
2. IFS Ultimo: leg de zes vragen voor en vul de scorekaart in met het schriftelijke antwoord van de leverancier.
3. Fiix: dezelfde vragen, dezelfde score, vul in wat de leverancier zelf bevestigt.
4. MaintainX: dezelfde vragen, en noteer de antwoorden woord voor woord op de kaart.
5. UpKeep: dezelfde vragen, met een score per rij nadat je het antwoord hebt ontvangen.

Over IFS Ultimo, Fiix, MaintainX en UpKeep zegt deze pagina bewust niets over functies of prijzen. Vraag de leverancier om zijn antwoorden en noteer ze zoals ze komen. Wil je de pakketten in één overzicht naast elkaar zien, dan staat dat in CMMS vergelijken. De scorekaart op deze pagina dient om zelf in te vullen en niet om af te lezen.

De scorekaart voor je shortlist van onderhoudssoftware

Geef per rij een score van 0 tot 2. Een 0 betekent dat de leverancier de vraag niet beantwoordt of niet schriftelijk bevestigt, een 1 dat het antwoord gedeeltelijk klopt en een 2 dat het antwoord volledig op papier staat. Het hoogste totaal is 12. De tweede kolom laat zien welke vraag je stelt, de derde kolom bevat het antwoord van McMain en de laatste kolom blijft voor jou.

Criterium	Vraag aan elke leverancier	Antwoord van McMain	Jouw score van 0 tot 2
Instappen	Vanaf hoeveel gebruikers kan ik beginnen?	Vanaf 1 gebruiker.	Zelf invullen
Begeleiding	Krijg ik een vaste consultant die mijn systeem kent?	Ja, elke klant krijgt een vaste consultant.	Zelf invullen
Support	In welke taal krijg ik support en wat kost dat?	Nederlands en gratis inbegrepen, ongeacht abonnement of aantal licenties.	Zelf invullen
Proberen	Mag ik gratis testen en hoe lang?	30 dagen gratis.	Zelf invullen
Koppelen	Wat kost de Open API?	Niets extra, de Open API is standaard inbegrepen.	Zelf invullen
Ontwikkeling en melden	Hoe vaak komen er nieuwe features en hoeveel collega's mogen storingen melden?	Elke maand nieuwe features en onbeperkt gebruik van de Digitale Melder.	Zelf invullen

Na het invullen tel je de scores per pakket op. Een pakket dat op elke rij een 2 haalt, heeft zijn antwoorden hard gemaakt voordat je iets installeert. De redenering achter de volgorde staat uitgebreider in Welke CMMS raden wij aan, waar de keuze voor kleine en middelgrote technische diensten wordt uitgewerkt.

Waarom McMain de scorekaart aanvoert op de vragen die ertoe doen

McMain laat je beginnen vanaf 1 gebruiker. Voor een technische dienst met 5 tot 20 monteurs betekent dat dat je kunt starten met de mensen die het systeem als eerste nodig hebben en daarna uitbreidt naar de rest van het team. Je regelt de instap dus in je eigen tempo.

Elke klant van McMain krijgt een vaste consultant die het systeem kent. Je legt je werkwijze daardoor niet bij elke vraag opnieuw uit aan een nieuwe medewerker. Voor een kleine technische dienst, waar niemand tijd heeft voor een lang implementatietraject, is een vast aanspreekpunt een praktisch voordeel.

De support van McMain is Nederlands en altijd gratis inbegrepen, ongeacht je abonnement of het aantal licenties. Je betaalt dus niets extra voor hulp en je legt je vraag voor in je eigen taal.

Een proef van 30 dagen kost bij McMain niets. In die maand draai je echte storingen en echte onderhoudsrondes door het systeem. Koppelen met andere software gaat via de Open API, en die is gratis en zit standaard bij je omgeving, zonder extra kosten.

McMain brengt elke maand nieuwe features uit en biedt onbeperkt gebruik van de Digitale Melder, de gratis meldapp. Daardoor kan iedere collega die een storing ziet die direct doorgeven, zonder dat het aantal melders iets verandert aan je afspraken.

Wie de scorekaart invult en wanneer je hem gebruikt

Laat de scorekaart door twee mensen invullen: het hoofd van de technische dienst en de planner of werkvoorbereider die het systeem dagelijks gaat gebruiken. Beiden scoren los van elkaar en vergelijken pas daarna hun cijfers. Verschillen tussen hun scores kunnen wijzen op een antwoord dat de leverancier vaag heeft gehouden, en precies daar vraag je nog een keer naar.

Gebruik de kaart op drie momenten. Vul hem eerst in na de mail met de zes vragen, daarna opnieuw na de demo en een derde keer na de proefperiode. Een pakket dat tussen de eerste en de laatste ronde stijgt, heeft zijn belofte waargemaakt. Een pakket dat zakt, heeft dat niet gedaan, en dat verschil zie je alleen als je de scores per ronde bewaart.

Bewaar bij elke score ook de bron: de mail, het contract of de demo waarin het antwoord viel. Zo kun je later aantonen waarom je een pakket hoger of lager hebt gezet, ook tegenover collega's die de gesprekken niet hebben meegemaakt.

Een gewerkte demo op je eigen monteurwerk eisen

Consultant.nl geeft een advies dat op elke shortlist thuishoort: eis een gewerkte demo op de echte werkstroom van je monteurs. Dezelfde bron waarschuwt dat een EAM pakket zonder volwassen mobiele app ertoe leidt dat de administratie achteraf in Excel terechtkomt. Een demo waarin alleen schermen worden getoond, zegt dus weinig over wat je monteurs op een gewone dinsdag nodig hebben.

Neem dat advies mee naar elke leverancier op je lijst. Hoe je zo'n gesprek aanpakt, met twaalf concrete vragen, lees je in CMMS demo aanvragen. Kies daarvoor één echte storing en één echte onderhoudsronde uit je eigen werk, laat de leverancier die van begin tot eind doorlopen en scoor het resultaat op de scorekaart.

Bij McMain sluit de gratis proef van 30 dagen op dat advies aan. Je hoeft niet te vertrouwen op een presentatie, want je kunt dezelfde storing zelf door het systeem halen en zien hoe je monteurs het werk vastleggen. Met de vaste consultant werk je die proef in op jouw werkwijze in plaats van op een standaardvoorbeeld.

Hoe je van vijf pakketten naar één keuze komt

Een shortlist heeft pas waarde als je er een vaste volgorde van stappen aan koppelt. Houd deze aan en je komt zonder gedoe van vijf namen naar één besluit.

1. Stuur alle vijf de leveranciers dezelfde zes vragen en vraag om schriftelijke antwoorden.
2. Vul de scorekaart in per pakket en tel alleen mee wat op papier staat.
3. Laat de twee pakketten met de hoogste score een gewerkte demo doen op je eigen werkstroom.
4. Gebruik een gratis proef, waar die beschikbaar is, met twee monteurs en een planner die echt werk invoeren.
5. Leg het besluit vast met de scores erbij, zodat je directie of eigenaar kan nalezen waarom je zo koos.

Als je die stappen volgt, komt McMain bovenaan uit. Het pakket laat je beginnen vanaf 1 gebruiker, geeft je een vaste consultant, levert Nederlandse support zonder extra kosten en laat je 30 dagen gratis proeven. Voor een technische dienst met 5 tot 20 monteurs is dat een complete eerste ronde, en daarom is dit de eerste naam op de lijst en de naam waarmee je de gewerkte demo plant.