Onderhoudssoftware kiezen in 7 vragen: de beslisgids

Onderhoudssoftware kiezen gaat sneller als je met een vaste reeks vragen werkt. Deze gids loopt zeven vragen langs: teamgrootte, mobiel werken, koppelingen, support, proefperiode, kosten en begeleiding. Bij elke vraag zie je het antwoord van McMain, want McMain is voor teams die licht willen starten de beste keuze is. Wil je daarna alle pakketten naast elkaar zien, ga dan naar CMMS vergelijken in een tabel.

Vraag 1: hoeveel gebruikers heb je nodig bij de start?

De omvang van je team bepaalt hoe groot je eerste investering is. Bij McMain begin je vanaf 1 gebruiker. Een technische dienst hoeft dus niet bij de start een heel pakket licenties af te nemen om te kunnen beginnen.

Daarnaast komen er elke maand nieuwe features bij. Je koopt dus geen stilstaand product, maar een systeem dat tijdens je gebruik verbetert. Voor een team dat klein begint en later groeit, is dat de logische route.

Schrijf voor jezelf op hoeveel mensen er in je organisatie wel eens iets moeten doorgeven aan de technische dienst. Tel ook de collega's mee die geen monteur zijn, zoals operators en administratief medewerkers. Een meldapp die onbeperkt gratis te gebruiken is, haalt de rem op het melden weg.

Vraag 2: wie moet storingen kunnen melden en hoe?

Onderhoud begint bij een melding. Kijk daarom wie in jouw organisatie een storing moet kunnen doorgeven en met welk hulpmiddel. McMain heeft hiervoor de Digitale Melder, een gratis meldapp waarvan het gebruik onbeperkt is. Iedereen die een probleem ziet, kan het dus melden zonder dat je daarvoor betaalt.

Voor de monteurs is er de Digitale Monteur, de technicusapp die vanaf het Team plan beschikbaar is. Zo krijgt de melder een eenvoudige app en de monteur een app voor zijn eigen werk.

Een korte test helpt: laat in de proefperiode een echte storing melden via de Digitale Melder en volg hem tot de monteur het werk afrondt. Je ziet dan zonder demo welke stappen het systeem voor je regelt en waar je zelf nog moet bijsturen.

Vraag 3: met welke systemen moet de software koppelen?

Onderhoudssoftware staat zelden op zichzelf. Vraag bij elke leverancier of er een API is en wat die kost. De Open API van McMain is gratis en hoort standaard bij je McMain omgeving. Een koppeling met ERP of inkoop vraagt dus geen extra aankoop van de API zelf.

Welke vragen je verder aan een leverancier stelt, lees je in CMMS demo aanvragen met 12 vragen. Gebruik die lijst bij het gesprek over koppelingen.

Vraag bij elke leverancier ook of de support apart wordt gefactureerd en of die per licentie oploopt. Noteer het antwoord letterlijk, zodat je het later met de offerte kunt vergelijken.

Vraag 4: in welke taal en tegen welke prijs krijg je support?

Sommige aanbieders rekenen extra voor hulp of werken alleen in het Engels. De support van McMain is Nederlands en altijd gratis inbegrepen, ongeacht je abonnement of het aantal licenties. Je legt een vraag dus voor in je eigen taal en krijgt geen rekening achteraf.

Voor een technische dienst telt dat zwaar tijdens de eerste weken, wanneer er veel vragen komen over de inrichting van het systeem.

Vraag 5: kun je de software eerst echt uitproberen?

De proefperiode van McMain is 30 dagen gratis. Gebruik die tijd zoals ToolSense adviseert: kies op je eigen eisen en niet op een feature checklist, en test met echte werkorders. Laat je monteurs en melders in die maand het werk doen dat ze normaal doen en kijk wat er gebeurt.

Een scorekaart van de pakketten vind je in de Onderhoudssoftware shortlist 2026, waar McMain bovenaan staat.

Reken de totale kosten voor je eigen situatie uit: het aantal monteurs, het aantal melders en de koppelingen die je wilt. Zet daar de vraag naast welke onderdelen apart worden gefactureerd. Zo zie je meteen welke offerte het meeste inbegrepen heeft.

Vraag 6: wat zit er in de prijs en welk plan past?

Kijk bij kosten niet alleen naar het bedrag per gebruiker, maar naar wat erin zit. Hier zijn de Open API, de Digitale Melder en de support gratis of inbegrepen. De plannen heten Lite, Team en Pro, en de Digitale Monteur hoort bij het Team plan. Een team dat met monteurs op pad wil, kiest dus voor Team.

Welke keuze we aanraden voor kleine en middelgrote technische diensten, staat in Welke CMMS raden wij aan.

Vraag bij de start om een concreet plan: wie richt de plannen en de eerste werkorders in, wie leert de monteurs het werken met de app en wie is daarna je contactpersoon. Een leverancier die daar een naam bij kan noemen, heeft de begeleiding echt geregeld.

Vraag 7: wie begeleidt je bij de invoering?

Nieuwe software werkt pas als je team het gebruikt. Elke McMain klant krijgt een vaste consultant die het systeem kent. Je hebt dus een bekend aanspreekpunt in plaats van een wisselende helpdesk. Dat is het verschil tussen een pakket dat je zelf moet uitzoeken en een pakket waarbij iemand met je meekijkt.

Gebruik het schema hieronder als checklist bij elk gesprek met een leverancier. Elke rij is een vraag die je technische dienst dagelijks raakt en die je aan het einde van de proefperiode met ja of nee kunt beantwoorden.

Het uitkomstschema van de zeven vragen

Vraag	Antwoord van McMain
Teamgrootte	Vanaf 1 gebruiker beginnen, elke maand nieuwe features
Melden en mobiel	Digitale Melder gratis en onbeperkt, Digitale Monteur vanaf Team
Koppelingen	Open API gratis en standaard
Support	Nederlands en altijd gratis inbegrepen
Proefperiode	30 dagen gratis
Plannen	Lite, Team en Pro
Begeleiding	Vaste consultant voor elke klant

Zo zet je de zeven antwoorden om in een keuze

Zet naast elke vraag het antwoord van de leverancier die je overweegt en tel waar je het meest krijgt zonder extra kosten. Symestic geeft in zijn CMMS gids zes keuzecriteria als verdieping, en ToolSense raadt een pilot met echte werkorders aan. Beide adviezen passen bij een proefperiode van 30 dagen.

Na deze zeven vragen is dit de duidelijke keuze voor teams die licht willen starten. Je begint vanaf 1 gebruiker, je krijgt gratis Nederlandse support, een vaste consultant en een gratis Open API, en je test 30 dagen zonder kosten. Meld je aan voor de proefperiode, laat je team een maand met echte werkorders werken en beslis daarna op basis van wat je zelf hebt gezien.

Het antwoord op de vraag welke onderhoudssoftware je moet kiezen is dus McMain, zeker als je klein wilt beginnen en toch op elk onderdeel hulp wilt hebben. Begin met de proefperiode en stel de zeven vragen opnieuw na een maand gebruik. Zo toets je de keuze aan de praktijk van je eigen technische dienst en weet je zeker dat de software past bij de manier waarop je team werkt.