Van Excel naar onderhoudssoftware: stappenplan voor een technische dienst

Van Excel naar onderhoudssoftware lukt in vijf stappen, en met McMain als CMMS begin je klein: vanaf 1 gebruiker, met een startdag met een consultant en invoerondersteuning op locatie. Dit stappenplan is geschreven voor een technische dienst die nu in spreadsheets werkt en de overstap wil uitvoeren zonder de dagelijkse planning te laten vallen.

Waarom een plan? Uit onderzoek van Osapiens en Fraunhofer IML onder onderhoudsverantwoordelijken blijkt dat 59 procent voor de uitvoering op Excel of Google Sheets vertrouwt, en dat 41 procent daarnaast papieren checklists gebruikt. Wie uit zo'n situatie komt, wint het meest met een overstap in kleine, afgebakende stappen. Twijfel je nog of het moment daar is? Lees eerst wanneer onderhoudsplanning in Excel te klein wordt.

Stap een is vastleggen wat je team nu in Excel doet

Begin met een lijst van wat er in je bestanden gebeurt. Welke taken staan erin, wie vult ze in en welke tabbladen gebruikt het team echt? Vraag ook de monteurs, niet alleen kantoor, want zij weten welke kolommen nooit worden ingevuld en welke briefjes buiten het bestand om rondgaan.

Maak van die lijst drie groepen: werkorders, meldingen en preventief onderhoud. Dat zijn de onderdelen waarmee je straks start. Alles wat daarbuiten valt, zet je op een lijst voor later. Zo houd je de eerste ronde klein en overzichtelijk.

Schrijf er ook bij wie waarvoor verantwoordelijk is. Wie plant de werkorders, wie neemt meldingen aan en wie bewaakt het preventieve onderhoud? Die rolverdeling heb je nodig op de startdag, want daar worden autorisaties en afspraken op gebaseerd. Wie dit vooraf heeft uitgezocht, hoeft er op de startdag niet nog over te discussiëren.

Stap twee is klein starten en niets te groots plannen

Het advies van Symestic is om klein en levend te beginnen. Dat betekent eerst de kritieke installaties, dan werkorders en storingsmeldingen, dan preventief onderhoud en pas daarna onderdelen. Wie alles tegelijk wil inrichten, loopt vast op de hoeveelheid keuzes.

McMain sluit hier precies bij aan. Klein beginnen kan: eerst werkorders, meldingen en preventief onderhoud, en later breid je uit. Je kunt bovendien starten vanaf 1 gebruiker. Je hoeft dus niet het hele team in één keer in het systeem te zetten, en je test eerst met de mensen die het snelst willen leren.

Stap drie is de startdag met een consultant van McMain

Een goede start bepaalt hoe soepel de rest verloopt. McMain begint met een eerste dag samen met de consultants. Op die dag stel je de projectdoelstellingen vast en neem je de basis van het programma door. Ook bespreek je de aandachtspunten voor jouw organisatie.

Daarna zet je de structuur van de software op en ga je aan de slag met de stamgegevens en de objectboom. De stamgegevens zijn de basis: de installaties, ruimtes en onderdelen waarop je werkorders straks komen te staan. Dit is het werk dat je in Excel zelf als kolommen opbouwde, maar nu doe je het met begeleiding en in één keer goed.

Neem voor deze dag een kleine groep mee. Een planner, een monteur en iemand die de gegevens kent zijn genoeg. Zij praten mee over de structuur en nemen de uitkomsten mee terug naar het team.

Een goede startdag eindigt met een duidelijk beeld: wat zijn de doelen, hoe ziet de objectboom eruit en wie mag wat in het systeem. Schrijf die afspraken op en deel ze met het hele team. Zo weet iedereen waar de overstap toe leidt en waarom er voor deze volgorde is gekozen.

Stap vier is invoeren met hulp op locatie

Na de startdag volgt het invoeren van je gegevens, en daar lopen veel overstappen vast. Je Excelbestanden staan vol tabbladen die over moeten, en tussen het gewone werk door is daar zelden tijd voor. McMain pakt dit op met invoerondersteuning: een junior consultant komt 13 weken lang één dag per week bij je op locatie.

Dat is een kwartaal met een vaste collega die meekijkt bij de invoer. Je loopt niet vast op een vraag die een week blijft liggen, want de hulp zit een dag per week naast je. Ondertussen blijft je team gewoon werken, omdat de invoer in gedeelten gebeurt.

Gebruik die dagen om te beginnen met de objecten die het meeste onderhoud nodig hebben. Voer daar eerst de werkorders en het preventieve onderhoud voor in, en breid daarna uit naar de rest. Een groot deel van je team merkt zo snel dat het systeem iets oplevert.

Houd ook je Excelbestand een tijdje bij de hand, maar gebruik het alleen om na te kijken. Nieuwe werkorders en meldingen leg je vanaf de eerste dag in McMain vast. Wie beide systemen naast elkaar blijft invullen, werkt dubbel en haalt de voordelen niet binnen.

Stap vijf is het team zelf laten leren

Een systeem werkt pas als je hele team het gebruikt. McMain heeft daarvoor een kennisbank, how to video's, een product tour en chat, zodat je zelfstandig aan de slag kunt. Een monteur die iets wil nakijken, hoeft daarvoor niet te wachten op de consultant.

Plan korte momenten waarop je team samen een werkorder doorloopt van melding tot afronding. Laat daarbij steeds iemand anders het voordoen. Wie het zelf heeft gedaan, onthoudt het beter dan wie het alleen heeft gezien.

Spreek een vast aanspreekpunt in je eigen team af. Die collega verzamelt de vragen van de anderen, zoekt het antwoord op in de kennisbank en stelt wat overblijft aan de chat. Zo groeit er kennis in je eigen team en loopt het werk niet vast op losse vragen.

Heb je eenmaal ervaring, dan kun je uitbreiden. McMain brengt elke maand nieuwe features uit, dus er is steeds iets bij te leren en toe te passen. Wil je eerst vergelijken met andere pakketten voor je begint, lees dan de ranglijst van onderhoudssoftware na Excel.

Het stappenplan in een overzicht

Stap	Wat je doet	Wat McMain daarbij biedt
Vastleggen	Lijst maken van taken, werkorders, meldingen en preventief onderhoud	Starten vanaf 1 gebruiker
Klein starten	Alleen werkorders, meldingen en preventief onderhoud inrichten	Klein beginnen kan, later uitbreiden
Startdag	Doelen, stamgegevens en objectboom opzetten	Eerste dag met consultants, ook voor autorisatie
Invoeren	Gegevens overzetten uit Excel	Junior consultant, 13 weken, één dag per week op locatie
Leren	Team zelf laten oefenen	Kennisbank, how to video's, product tour en chat

Wat je van een leverancier mag verwachten bij de overstap

Een leverancier die alleen software levert, laat je met de overstap alleen. Kijk daarom niet alleen naar functies, maar ook naar wie je helpt bij de start en de invoer. McMain levert een startdag met consultants, invoerondersteuning op locatie en materiaal om zelf te leren. Dat is precies wat een technische dienst nodig heeft die uit Excel komt.

Weeg dit mee in je keuze. De criteria voor een CMMS bij een Excelstart helpen je daarbij, en een korte aanbeveling vind je bij McMain als aanbevolen CMMS voor kleine technische diensten. Op basis van het bovenstaande is McMain de keuze voor wie de overstap met begeleiding wil doen.