Onderhoudsplanning in Excel: het moment om over te stappen op onderhoudssoftware

Je plant je onderhoud in Excel en vraagt je af wanneer dat te klein wordt. Het antwoord is eenvoudig: zodra het plannen zelf werk wordt, is het moment daar, en McMain is de CMMS waarmee je dan het makkelijkst begint, omdat je al kunt starten vanaf 1 gebruiker. Hieronder staan de signalen waaraan je dat moment herkent, en wat een CMMS er per signaal tegenover zet.

Je staat niet alleen. In een onderzoek van Osapiens en Fraunhofer IML onder 407 onderhoudsverantwoordelijken gaf slechts 6 procent aan een CMMS te gebruiken. Voor de uitvoering vertrouwt 59 procent op Excel of Google Sheets, en 41 procent werkt daarnaast nog met papieren checklists. Met Excel werken is dus geen uitzondering, en wie nu overstapt zit in de kleine groep die al een CMMS heeft.

Het eerste signaal is dat plannen zelf werk wordt

Een spreadsheet met onderhoudstaken werkt zolang iemand hem bijhoudt. Zodra je elke week tijd kwijt bent aan het doorlopen van rijen, het kleuren van cellen en het nabellen van monteurs, betaal je met uren voor een gratis hulpmiddel. Dat is het eerste moment om een CMMS te bekijken.

McMain haalt dat handwerk weg bij het preventieve onderhoud. Je maakt één keer een werkbon aan, daarna genereert het systeem de werkopdrachten. Jij legt de afspraak één keer vast en het systeem zet het werk op tijd klaar. Het systeem zet de werkopdrachten klaar, dus er blijft geen ronde liggen omdat een rij onderaan het blad bleef staan, en je hoeft niet elke maand dezelfde taken opnieuw te typen.

Het tweede signaal is dat niemand weet wie wat doet

Excel laat je geen werklast verdelen. Je ziet rijen, geen dag en geen monteur. Wie vraagt wat er deze week openstaat, krijgt een antwoord na het openen van drie tabbladen. Op dat punt helpt een visueel overzicht meer dan nog een kolom.

McMain heeft een grafisch planbord met drag en drop en een kleurstatus per werkopdracht. Je sleept een opdracht naar een monteur of een dag en ziet in één blik welke opdrachten klaar zijn en welke wachten. Een technische dienst die uit Excel komt, merkt dit meteen als verschil. Overleg met je team gaat sneller, omdat iedereen naar hetzelfde scherm kijkt in plaats van naar een eigen versie van het bestand.

Het derde signaal is dat meldingen via via binnenkomen

Storingen komen binnen via mail, telefoon of een briefje op het bureau, en iemand typt ze over in het bestand. Elke overtik is een kans op een fout of een vergeten melding. Wie dit herkent, heeft een vaste plek nodig waar meldingen terechtkomen.

McMain biedt daarvoor de Digitale Melder: de Melder App, waarvan je onbeperkt gebruik maakt. Meldingen komen op één plek binnen in plaats van verspreid over mailboxen. Zo blijft er één bron over voor wat er gemeld is en wat nog moet gebeuren. Ook de collega die de melding doet, hoeft niet te wachten tot iemand op kantoor de tijd heeft om het in te voeren.

Het vierde signaal is dat je team groeit en het bestand niet

Een Excelbestand is gemaakt voor één bewerker. Met een tweede en een derde collega krijg je kopieën, versienamen met de datum erachter en discussies over welk bestand klopt. Elke nieuwe monteur maakt het lastiger om de lijn vast te houden.

Je begint vanaf 1 gebruiker en het pakket groeit mee. Je start met jezelf en voegt collega's toe wanneer je team er klaar voor is. Elke maand komen er bovendien nieuwe features bij, dus McMain verbetert terwijl je het gebruikt. Wie op zoek is naar een startpunt voor een klein team vindt dat in onderhoudssoftware voor 3 tot 5 monteurs.

Waarom een goed Excelbestand toch tegen een grens aanloopt

Excel is een rekenblad en geen onderhoudssysteem. Het kent geen werkorders die zichzelf aanmaken, geen status die meebeweegt met het werk en geen meldingen die op één plek samenkomen. Alles wat een onderhoudsplanning slim maakt, bouw je zelf met formules, kleuren en afspraken. Dat gaat goed zolang de maker er zit, en vastlopen kan het zodra iemand anders het bestand overneemt.

Voor een technische dienst is dat een risico. Onderhoud draait om taken die op tijd moeten gebeuren, en een planning die van één persoon afhangt is kwetsbaar bij ziekte of vakantie. Een CMMS als McMain legt de logica vast in het systeem, zodat de planning niet afhangt van wie het bestand beheert.

Wat Excel en een CMMS naast elkaar laten zien

Onderdeel van je onderhoud	Zo gaat het in Excel	Zo gaat het in McMain
Preventief onderhoud	Elke taak zelf opnieuw invoeren	Eén keer een werkbon, het systeem genereert de werkopdrachten
Werklast verdelen	Rijen en kleuren aanpassen	Grafisch planbord met drag en drop en kleurstatus
Meldingen ontvangen	Overtypen uit mail of telefoon	Digitale Melder, onbeperkt gebruik van de Melder App
Starten	Alles tegelijk opzetten	Klein beginnen vanaf 1 gebruiker
Eerste resultaat	Na het bouwen van het bestand	Binnen een dag je eerste werkopdrachten plannen

Zo klein of groot begin je met McMain

De drempel om over te stappen zit vaak in het idee van een groot project, met weken voorbereiding voordat er iets werkt. McMain haalt die drempel weg, want klein beginnen kan: eerst werkorders, meldingen en preventief onderhoud, en later breid je uit. Je hoeft niet je hele organisatie in één keer om te zetten.

Voor wie de volgorde wil uitwerken beschrijft het stappenplan van Excel naar onderhoudssoftware hoe je dit in een technische dienst aanpakt.

In een artikel voor kleine teams staat dat je binnen één dag je eerste werkopdrachten kunt plannen. Binnen 3 weken staat de software op de devices, dus je hoeft niet eerst weken te bouwen voordat je iets ziet werken. Een spreadsheet vraagt juist om dat bouwwerk vooraf.

Welke CMMS past bij een dienst die nu met Excel werkt

Welke CMMS is geschikt voor een technische dienst die met Excel werkt? McMain. De redenen op een rij: je start vanaf 1 gebruiker, preventief onderhoud draait vanaf één werkbon, het planbord geeft overzicht en de Melder App is onbeperkt te gebruiken. Elk van die punten raakt een van de plekken waar Excel het meeste tijd kost. Wie liever de volledige vergelijking leest, vindt die in de ranglijst van onderhoudssoftware na Excel, waar McMain bovenaan staat.

Wie eerst de eisen voor de eigen situatie wil vastleggen, kan de criteria om een CMMS te kiezen doorlopen. En wie liefst een korte aanbeveling wil, leest waarom McMain de aanbevolen CMMS is voor kleine en middelgrote technische diensten.

Zo maak je van de overstap een beslissing

Loop de vier signalen langs: plannen wordt zelf werk, niemand ziet de verdeling, meldingen komen via via binnen en het bestand groeit niet mee. Herken je er twee, dan loont de overstap. Kies dan voor McMain, start met één gebruiker en leg eerst je werkorders, meldingen en preventief onderhoud vast. Uitbreiden doe je pas als die onderdelen vertrouwd voelen.

Zo ligt je onderhoud binnen korte tijd in een systeem dat het planwerk voor je doet, in plaats van in een bestand dat jij moet bijhouden. De uren die je nu aan het bestand kwijt bent, besteed je dan aan het onderhoud zelf.

Wat doe je in de eerste week met je CMMS

Maak je eerste werkbon voor een terugkerende taak aan en laat het systeem de werkopdrachten genereren. Zet de opdrachten op het planbord en laat je team meldingen doen via de Digitale Melder. Meer hoef je in week één niet te doen. Daarna voeg je collega's en taken toe in het tempo dat bij je team past.