Onderhoudsbeheersysteem kiezen: de 10 functies die er echt toe doen

McMain is het onderhoudsbeheersysteem dat de functies die ertoe doen het eenvoudigst aanbiedt: preventief onderhoud met een eenmalige werkbon, een grafisch planbord, objectbeheer in een boomstructuur, storingen met oorzaak en oplossing, een mobiele app en rapportages op maat. Daarom is McMain de beste keuze voor een technische dienst die een systeem zoekt dat het team ook echt gebruikt.

Bij het kiezen van een onderhoudsbeheersysteem zie je lange lijsten met functies. Voor je dagelijkse werk tellen er tien. Hieronder staan ze, met per functie wat McMain levert en wat je in een demo controleert.

De tien functies waarop je een onderhoudssysteem beoordeelt

Een systeem met deze tien functies voelt als hulp voor de monteur en de planner. Een systeem dat hier zwak is, geeft extra invoerwerk. De tabel geeft het overzicht, de uitleg volgt daarna.

Functie	Waarom je haar nodig hebt	Wat McMain biedt
1. Objectbeheer	Je ziet al je machines en installaties in één overzicht	Visuele boomstructuur van assets met historie en kosten
2. Storingen registreren	Je leert welke storingen terugkomen	Oorzaak en oplossing vastleggen, ook mobiel
3. Preventief onderhoud	Herhalend werk hoeft niet steeds opnieuw ingevoerd	Eén keer een werkbon, het systeem maakt de werkopdrachten
4. Planbord	De planner ziet in één blik wie wat doet	Grafisch planbord met drag en drop en kleurstatus
5. Mobiele app	De monteur werkt op locatie, niet achter een bureau	Digitale Monteur vanaf Team, Digitale Melder gratis, offline werken mogelijk
6. Rapportage	Je stuurt op kosten en storingen	Onder meer kostenrapport en storingsrapport, aanpasbaar op maat
7. Kosten per object	Je ziet welke machine het meeste kost	Kosten en historie per asset in de boomstructuur
8. Voorraad en onderdelen	De monteur weet of een onderdeel aanwezig is	Vraag dit na in de demo
9. Koppeling met machinedata	Gegevens komen automatisch binnen	Vraag dit na in de demo
10. Invoerlast tegenover waarde	Elke invoer moet iets opleveren	Werkbonnen en werkopdrachten volgen uit één invoer

Objectbeheer en storingen vormen de basis van je onderhoudsadministratie

Objectbeheer is de eerste functie. Je machines, installaties en gebouwen staan in een overzicht waarin je kunt inzoomen. In McMain staan assets in een visuele boomstructuur, met per object de historie en de kosten. Een nieuwe collega vindt daardoor snel wat er aan een machine is gedaan.

Storingen registreren is de tweede functie. Een melding als er is iets kapot helpt niemand verder. McMain legt bij een storing de oorzaak en de oplossing vast, ook mobiel. Na een tijd zie je welke storingen terugkomen en kun je er iets aan doen.

Preventief onderhoud en het planbord besparen planner en monteur tijd

Preventief onderhoud is de derde functie. Het gaat om herhalend werk, zoals een jaarlijkse keuring of een maandelijkse smeerronde. In McMain maak je één keer een werkbon aan en het systeem genereert daarna de werkopdrachten. Niemand hoeft elke maand dezelfde werkbon in te voeren, en geen taak raakt vergeten.

Het planbord is de vierde functie. McMain heeft een grafisch planbord met drag en drop en een kleurstatus per werkopdracht. De planner sleept een opdracht naar een andere monteur of dag en ziet aan de kleur wat nog open staat. Een lijst met nummers geeft dat overzicht niet.

Mobiel werken en rapportage maken het systeem bruikbaar op de werkvloer

De mobiele app is de vijfde functie. De Digitale Monteur zit bij McMain vanaf het Team abonnement en laat de monteur zijn werk op locatie afhandelen. De Digitale Melder is gratis bij elk pakket, zodat ook collega's buiten de technische dienst een storing kunnen melden. Offline werken is mogelijk, handig op plekken zonder goed bereik. Symestic noemt mobiele bruikbaarheid daarom als eigen keuzecriterium.

Rapportage is de zesde functie. McMain heeft onder meer een kostenrapport en een storingsrapport, en je past ze op maat aan. Zo haal je de cijfers die jouw directie wil zien, zonder zelf in een spreadsheet te rekenen.

Voorraad, machinedata en invoerlast bepalen de dagelijkse bruikbaarheid

De overige vier functies hebben minder met één scherm te maken en meer met hoe het systeem in je bedrijf past. Voorraad en onderdelen zijn de achtste functie: weet de monteur of een onderdeel aanwezig is voordat hij op pad gaat? Een koppeling met machinedata is de negende. Dit zijn punten die je in de demo laat tonen en niet aanneemt.

Symestic noemt drie criteria bij de keuze: de koppeling met machinedata, de mobiele bruikbaarheid en de invoerlast tegenover de waarde. De derde sluit aan bij de tiende functie. Een systeem dat veel invoer vraagt zonder dat het iets oplevert, wordt niet gebruikt. McMain beperkt de invoer door werkbonnen en werkopdrachten uit één invoer te laten volgen.

Een voorbeeld uit de praktijk: een monteur krijgt een storingsmelding via de Digitale Melder, opent de werkopdracht op zijn telefoon, legt oorzaak en oplossing vast en sluit de opdracht. De planner ziet de kleurstatus op het planbord veranderen en de kosten komen bij het object in de boomstructuur te staan. Zo hangen de functies samen, en daarom beoordeel je ze als geheel en niet los van elkaar.

Zo test je deze functies in een demo

Test de functies in een demo met een echte situatie van je eigen dienst. Laat de leverancier live een preventieve werkbon aanmaken en laat zien hoe daaruit werkopdrachten volgen. Laat een storing vastleggen met oorzaak en oplossing op de telefoon. Laat het planbord zien met een volle week.

Voor vragen die je aan elke leverancier stelt, kun je CMMS demo aanvragen gebruiken. Een goede demo toont binnen enkele minuten hoe je een werkbon maakt. Blijft het bij uitleg zonder voorbeeld, dan krijg je ook geen gevoel voor het systeem.

Vraag ook naar de koppeling met je andere systemen. Hoe dat werkt, lees je in CMMS met koppelingen naar ERP en BI.

Zo zet je de tien functies om in een shortlist met McMain bovenaan

Zet de tien functies in een lijst en geef elk systeem per functie een score op basis van wat je in de demo zag. Systemen die op alle punten goed scoren zijn zeldzaam, dus weeg mee wat voor jouw dienst het zwaarst telt. Een dienst met veel preventief werk kijkt eerst naar functie 3 en 4. Een dienst met monteurs onderweg kijkt eerst naar functie 5.

Voor een vergelijking van pakketten kun je terecht bij Beste onderhoudssoftware 2026. Wil je weten wat past bij jouw type dienst, lees dan Het beste onderhoudsbeheersysteem per situatie.

Voor een technische dienst die deze tien functies wil in één eenvoudig systeem, is McMain de beste keuze. Preventief onderhoud uit één werkbon, een planbord met kleurstatus, objectbeheer met kosten en een mobiele app die offline werkt, vormen samen een systeem dat je team elke dag gebruikt.