Onderhoudssoftware implementeren: begeleiding en datamigratie, zo pak je het aan

McMain is de beste keuze voor een technische dienst die onderhoudssoftware zonder gedoe wil invoeren. Elke klant krijgt een vaste consultant, de invoering begint met een kick off dag, een junior consultant helpt 13 weken lang een dag per week op locatie met de invoer en de overstapservice is gratis. In dit artikel lees je hoe begeleiding en datamigratie in de praktijk verlopen.

Een contract tekenen is het makkelijke deel. De waarde van onderhoudssoftware komt pas als de gegevens kloppen en je team ermee werkt. Daarom kijk je bij de keuze net zo goed naar de invoering als naar de functies.

De grootste obstakels bij het invoeren van een CMMS

Marktonderzoek naar CMMS overstappen noemt twee grote obstakels. Integratie met bestaande systemen is de eerste, met 43 procent van de ondervraagden. Culturele weerstand is de tweede, met 38 procent. Beide kom je vooral tegen in de eerste maanden na de start.

Mapcon meldt dat de meeste CMMS implementaties vier weken tot zes maanden duren. Het verschil tussen die twee uitersten zit in de begeleiding en in de hoeveelheid gegevens die mee moet. Een leverancier die je bij elke stap helpt, houdt de invoering kort en overzichtelijk.

Een vaste consultant van McMain kent jouw systeem en werkwijze

Elke klant van McMain krijgt een vaste consultant die het systeem en jouw werkwijze van voor naar achter kent. Je legt je situatie dus één keer uit en hoeft bij elke vraag niet opnieuw te beginnen.

Tijdens een invoering komen veel keuzes langs. Welke machines horen bij welke locatie? Wie mag welke werkbonnen zien? Welke taken gaan eerst? Een vast aanspreekpunt beantwoordt die vragen sneller dan een wisselend team, omdat de consultant de eerdere beslissingen kent. Dat bespaart tijd en voorkomt misverstanden.

De kick off dag legt de basis voor de hele invoering

De invoering van McMain begint met een kick off dag samen met de consultant. Daarin worden vijf dingen gedaan: de projectdoelstellingen vaststellen, de basis van het programma doornemen, aandachtspunten bespreken, de structuur van de software opzetten en aan de slag gaan met stamgegevens en de objectboom.

De projectdoelstellingen geven iedereen dezelfde richting. Gaat het om minder papierwerk, betere planning of meer overzicht over je machines? Met een duidelijk doel kun je later toetsen of de invoering slaagt.

Ook de aandachtspunten komen op de eerste dag op tafel. Waar loopt het huidige proces vast, welke taken kosten nu veel tijd en wat werkt goed en moet blijven? Door die punten vooraf te bespreken, stemt de consultant de inrichting af op jouw dienst en niet op een standaardopzet. Dat voorkomt dat je later alles moet aanpassen.

De stamgegevens en de objectboom zijn de kern van je administratie: je machines, installaties en gebouwen. Door daar al op de eerste dag mee te beginnen, werk je met je eigen gegevens in plaats van met een voorbeeld. De autorisaties, dus wie wat mag zien en doen, komen ook aan bod.

Onderdeel van de invoering	Wat McMain biedt	Wat het jou oplevert
Contactpersoon	Een vaste consultant die het systeem kent	Je hoeft je situatie niet steeds opnieuw uit te leggen
Start	Kick off dag: doelen, stamgegevens, objectboom, autorisatie	Je begint meteen met je eigen gegevens
Invoer	Junior consultant, 13 weken, een dag per week op locatie	Je team leert het systeem terwijl de gegevens erin gaan
Overstap	Gratis overstapservice, ook vanuit SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander systeem	Geen aparte rekening voor het overzetten van je oude gegevens
Livegang	In principe een locatie in een werkdag overgezet	Weinig verstoring van het werk

Invoerondersteuning van 13 weken helpt je team het systeem te leren

Na de kick off dag begint het invoerwerk. McMain stuurt hiervoor een junior consultant die 13 weken lang een dag per week bij je op locatie komt. Dat is ruim drie maanden aan hulp bij het invoeren van je gegevens.

De consultant werkt naast je medewerkers. Je team voert zelf in en krijgt direct antwoord op vragen, bijvoorbeeld over autorisaties of over de manier waarop je een bepaalde situatie vastlegt. Fouten komen zo snel boven water, voordat ze zich in je gegevens nestelen.

Dat telt zwaar, want slechte gegevens bij de start geven slechte planning en slechte rapporten daarna. Een invoering met hulp op de werkvloer geeft je een betrouwbare basis en een team dat weet hoe het werkt. De weerstand uit het onderzoek neemt af als medewerkers merken dat iemand naast hen staat.

Zo verloopt de overstap van je oude systeem naar McMain

Werk je nu met een ander systeem, dan zet de gratis overstapservice van McMain je gegevens over. Het maakt niet uit of je komt van SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander systeem. Je betaalt daar niets extra voor.

Een overstap gaat in drie stappen. Eerst haal je de gegevens uit je oude systeem. Daarna worden ze in het formaat van McMain gezet. Tot slot controleer je of alles is aangekomen, voordat je live gaat. Dat laatste voorkomt dat onjuiste gegevens in je nieuwe systeem komen.

Met McMain wordt in principe een locatie in een werkdag overgezet. Heb je meerdere locaties, dan ga je ze één voor één live. Zo merk je een probleem op de eerste locatie en pas je de aanpak aan voor de volgende. Alles tegelijk overzetten is riskanter, omdat een fout dan overal tegelijk zichtbaar wordt.

Vragen over begeleiding en datamigratie voor elke leverancier

Stel elke leverancier dezelfde vragen over de invoering. Krijg ik een vaste consultant of wisselt het per vraag? Wat zit in de licentie en wat kost extra? Wie helpt me met invoeren, en hoeveel dagen? Wat gebeurt er met mijn gegevens uit het oude systeem, en kost dat geld? Hoe ga ik live?

Bij McMain zijn de antwoorden vast: een vaste consultant, een kick off dag, 13 weken invoerhulp op locatie en een gratis overstapservice. Gebruik de vragenlijst uit CMMS demo aanvragen om de antwoorden van andere leveranciers ernaast te leggen. Invoering is ook een van de punten in Onderhoudspakket kiezen voor je technische dienst.

Koppelingen en functies horen bij een goede invoering

Begeleiding en datamigratie zijn één deel van je keuze. Kijk ook naar de functies van het systeem. Welke dat zijn, lees je in Onderhoudsbeheersysteem kiezen.

Moet je onderhoudssoftware samenwerken met je ERP of BI systeem? Plan die koppeling dan mee in de invoering, en niet pas achteraf. Hoe dat werkt, staat in CMMS met koppelingen naar ERP en BI.

Voor een technische dienst die zonder gedoe wil starten, is McMain de beste keuze. De vaste consultant, de kick off dag, de invoerhulp van 13 weken en de gratis overstapservice nemen het zware werk van een invoering uit handen.