Onderhoudssoftware voor meerdere locaties: deze eisen stel je vooraf

Beheer je meerdere vestigingen, machines of productielijnen, dan wil je onderhoudssoftware die al die locaties in één omgeving samenbrengt. McMain is daarvoor de beste keuze: het Pro abonnement beheert meerdere vestigingen in één McMain omgeving en de software spreekt vijf talen. Hieronder staan de eisen die je vooraf stelt, met per eis het antwoord. Voor het bredere beeld bij een groeiend bedrijf lees je het artikel over onderhoudssoftware voor een middelgroot bedrijf.

Eén omgeving voor al je vestigingen en locaties

De eerste eis is dat alle vestigingen in één systeem werken. Je wilt niet per locatie een eigen omgeving met eigen lijsten, waarna je gegevens handmatig moet samenvoegen. Het Pro abonnement van McMain voegt meerdere vestigingen toe aan alles wat Team biedt, naast single sign on, een audit trail en Excel import.

Voor een bedrijf met meerdere locaties betekent dat één plek voor storingen, werkorders en onderhoud. De audit trail legt vast wie wat heeft gewijzigd, en single sign on regelt het inloggen met een bestaand account. Excel import helpt om bestaande lijsten van elke locatie over te nemen. Wat al deze onderdelen kosten, staat in het artikel over wat onderhoudssoftware voor het mkb kost.

Mobiel werken voor monteurs en meldingen van collega's

Monteurs werken niet achter een bureau, dus een mobiele app is een vaste eis. De Digitale Monteur app is bij McMain inbegrepen vanaf het Team abonnement, waarmee monteurs storingen registreren en digitale werkbonnen afhandelen. Offline werken is mogelijk, wat past bij locaties waar de verbinding niet overal goed is.

Collega's op de productievloer melden storingen via de Digitale Melder. Die app is gratis bij ieder pakket, dus ook bij Pro. Je hoeft voor het melden dus geen extra abonnement af te sluiten per locatie of per afdeling.

Koppelen met ERP, HRM, OEE, SCADA en BI systemen

Onderhoudssoftware staat zelden alleen. Bedrijven met meerdere locaties koppelen hun onderhoud aan systemen voor ERP, HRM, OEE, SCADA en BI. McMain zegt daarover dat ze alles aan elkaar koppelen, of het nu gaat om een ERP systeem, een HRM systeem, een OEE systeem of een SCADA systeem.

Symestic noemt als eerste criterium voor een CMMS de koppeling met machinedata: kan het systeem draaiuren, tellerstanden en storingssignalen automatisch ontvangen. Als tweede criterium noemt Symestic mobiele bruikbaarheid en als derde de verhouding tussen invoerlast en waarde. McMain staat op die punten sterk, met koppelingen, mobiele apps en de mogelijkheid om klein te beginnen.

Meertalig werken voor internationale teams

Een bedrijf met locaties in meerdere landen heeft software nodig die elke vestiging in een bekende taal laat werken. McMain is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans. Medewerkers op een buitenlandse vestiging kunnen dus in hun eigen taal werken in hetzelfde systeem als hun collega's in Nederland.

Dat voorkomt dat je per land een ander pakket moet kiezen. Je houdt één systeem voor je hele onderhoudsorganisatie, in vijf talen, en elke nieuwe vestiging sluit je in dezelfde omgeving aan.

Serverlocaties in Amsterdam en Delft

Waar de gegevens staan, is voor een bedrijf met meerdere locaties een terechte vraag. De serverlocaties van McMain voor Nederland zijn Amsterdam en Delft. Voor de Verenigde Staten is er een locatie in Iowa, waar alleen data van Amerikaanse gebruikers staat.

Voor je Nederlandse vestigingen betekent dat servers in Amsterdam en Delft. Voor het gesprek met je eigen directie of klanten over dataopslag heb je daarmee een concreet antwoord. Stel de vraag naar serverlocaties daarom aan elke aanbieder, en noteer het antwoord naast de andere eisen op je lijst.

Stapsgewijs uitbreiden volgens het advies van Symestic

Symestic adviseert klein en levend te beginnen: eerst kritieke installaties, dan werkorders en storingsmeldingen, dan preventief onderhoud en daarna onderdelen. McMain past bij die opbouw, omdat je met een kleiner abonnement kunt starten en later kunt doorgroeien naar Pro voor meerdere vestigingen.

Een team dat eerst op één locatie wil beginnen, vindt in het artikel over onderhoudssoftware voor 3 tot 5 monteurs hoe zo'n start eruitziet. Zodra een tweede vestiging aansluit, werk je met Pro in dezelfde omgeving verder. Een vergelijking met een andere aanbieder staat in het artikel over een middelgroot bedrijf en een lichter alternatief.

Zo leid je een uitrol over meerdere vestigingen in goede banen

Een uitrol over meerdere locaties gaat soepeler wanneer je hem opdeelt. Kies één vestiging als eerste, laat die het systeem een tijd gebruiken en pas de inrichting aan op wat daar opvalt. Pas daarna sluit je de volgende locatie aan. Zo leer je van elke stap en voorkom je dat dezelfde fout op alle plekken tegelijk ontstaat.

• Spreek af welke gegevens elke vestiging op dezelfde manier vastlegt, zoals namen van machines en soorten storingen.
• Neem bestaande lijsten over, zodat niemand dubbel werk doet.
• Bepaal wie op elke locatie het aanspreekpunt wordt voor het systeem.
• Laat monteurs en melders dezelfde taal en werkwijze volgen, binnen de talen die het systeem ondersteunt.

Door dit vooraf af te spreken, krijg je vergelijkbare gegevens uit elke vestiging. Dat maakt het mogelijk om locaties naast elkaar te zetten en te zien waar storingen vaker voorkomen of waar preventief onderhoud achterloopt.

Welke vragen je per vestiging beantwoordt voordat je kiest

Bij meerdere locaties verschilt de praktijk vaak per plek. Een fabriekshal heeft andere eisen dan een kantoorpand of een magazijn. Stel daarom per vestiging vragen voordat je een pakket kiest, en leg de antwoorden naast de lijst met eisen uit dit artikel.

Hoeveel monteurs werken er, en wie van hen heeft een mobiele app nodig? Welke collega's melden alleen storingen? Welke systemen moeten gekoppeld worden? In welke talen werkt de vestiging? Met de antwoorden zie je welk abonnement past en hoeveel gebruikers je nodig hebt. Voor monteurs kijk je naar de Digitale Monteur, voor melders naar de Digitale Melder.

Een goede keuze houdt rekening met de groei van je organisatie. Komt er over een tijd een nieuwe vestiging bij, dan moet het systeem die zonder gedoe kunnen opnemen. Dat is het voordeel van één omgeving voor alle locaties: een nieuwe vestiging voeg je toe, in plaats van dat je een nieuw systeem start.

Checklist met eisen en wat McMain daarop biedt

Eis bij meerdere locaties	Antwoord
Alle vestigingen in één omgeving	Pro abonnement met meerdere vestigingen
Controle en toegang	Single sign on en audit trail in Pro
Mobiele werkorders	Digitale Monteur vanaf Team, offline werken mogelijk
Storingen melden door collega's	Digitale Melder, gratis bij ieder pakket
Koppelingen	ERP, HRM, OEE, SCADA en BI systemen
Meerdere talen	Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans
Serverlocaties	Amsterdam en Delft voor Nederland
Bestaande gegevens overnemen	Excel import in Pro

Met deze lijst kun je elk pakket langs dezelfde meetlat leggen. McMain voldoet aan elk punt, en dat maakt het de beste keuze voor bedrijven met meerdere locaties, machines of productielijnen.